Управление автопарком из 80 автомобилей без автоматизации — это гора бумаг: акты приёмки-передачи, счета-фактуры, отчёты по топливу, журналы обслуживания. Большая часть делается вручную — и именно здесь живут ошибки, потери и задержки.
Кейс: логистическая компания, 80 автомобилей
Клиент хотел навести порядок в автопарке из 80 коммерческих автомобилей: документооборот, отслеживание расходов на топливо, обработка счетов по электронной почте и ежемесячная отчётность — всё ранее велось вручную.
Что было автоматизировано
Акты приёмки-передачи автомобилей
Водитель открывает бота, проходит структурированный опрос: состояние автомобиля, пробег, уровень топлива, видимые повреждения. Бот запрашивает фото и видео. По завершении автоматически генерируется PDF акта приёмки-передачи и сохраняется в Google Drive в нужной папке.
Обработка счетов
Счета приходят по электронной почте в виде PDF-вложений. Бот мониторит почтовый ящик, извлекает ключевые данные (сумма, контрагент, дата, номер автомобиля), вносит в Google Sheets и перемещает файл в соответствующую папку. Если что-то не парсится — отмечает для ручной проверки.
Обнаружение аномалий топлива
Бот сравнивает заявленные заправки с пробегом и нормами расхода. Если цифры не сходятся — администратор немедленно получает уведомление.
AI-отчёты за месяц и год
В конце месяца AI составляет сводку: итоговые расходы по автомобилям, аномалии, топ категорий трат, стоимость километра. То же — по итогам года. Руководитель получает готовый отчёт, а не сырые данные.
💡 Находка €500: в первую неделю система обнаружила счёт подрядчика с завышенной суммой. Счёт оплачивался в предыдущих месяцах незамеченным. Бот выявил это мгновенно.
Автоматизируйте управление автопарком
Расскажите о размере автопарка и главных болевых точках — предложим решение.