Gdy w firmie jest 80 pojazdów, dokumenty przestają być drobiazgiem. Przekazywanie aut, faktury, ewidencja paliwa, raporty — wszystko to codziennie ktoś wypełnia ręcznie. A błędy i zbędne koszty w takim strumieniu zauważa się za późno, gdy pieniądze są już zapłacone.
🚚 Wróć do krótkiego caseZ jakim problemem przyszedł klient
Firma logistyczna zarządzała flotą 80 pojazdów. Przekazywanie prowadzono na papierze, faktury przychodziły na pocztę i były rozkładane ręcznie, zużycie paliwa zestawiano w tabelach „kiedy starczy czasu”. Przez to trudno było na czas dostrzec odchylenia: zbędną fakturę, anomalne zużycie paliwa czy podwójną płatność — po prostu ginęły w strumieniu.
Co trzeba było zrobić
- Usunąć papierowe przekazywanie aut
- Zautomatyzować przetwarzanie poczty przychodzącej i faktur
- Kontrolować paliwo i od razu widzieć anomalie
- Otrzymywać zrozumiałe raporty bez ręcznego zestawiania tabel
Co zrobiliśmy
Cała praca floty przeniosła się do Telegrama — jako wygodny pulpit sterowania, za którym stoi automatyzacja.
Przekazywanie aut
Podczas odbioru kierowca przechodzi krótki quiz i zgłasza problemy zdjęciem oraz wideo. Na podstawie tych danych system sam tworzy protokół zdawczo-odbiorczy — bez papieru i ręcznego wypełniania.
Przetwarzanie poczty i faktur
Poczta przychodząca przetwarzana jest automatycznie: faktury trafiają do Google Drive, a raportowanie zestawiane jest w Google Sheets. Faktury PDF przekształcane są w tabele i wykresy, z którymi da się pracować.
Kontrola paliwa i analityka
Zużycie paliwa jest śledzone automatycznie, z wykrywaniem anomalii. A miesięczna i roczna analiza AI podświetla kluczowe odchylenia, by kierownik widział obraz, a nie stertę liczb.
Wyniki
💡 Zbędną fakturę na 500 € miał opłacać inny podwykonawca. Bez automatycznej kontroli po prostu by jej nie zauważono — i firma zapłaciłaby cudze.
Komu jeszcze pasuje taka automatyzacja
- Firmom transportowym i logistycznym z własną flotą
- Każdemu biznesowi, który przetwarza strumień przychodzących faktur
- Firmom, gdzie przekazywanie sprzętu lub mienia prowadzi się na papierze
- Wszystkim, którym potrzebne są regularne raporty bez ręcznego zestawiania tabel
Dużo papierowej rutyny w firmie?
Przeanalizujemy Twój proces i pokażemy, co można zdjąć z ręcznej pracy.