Автоматизація документообігу автопарку в Telegram

Коли в компанії 80 транспортних засобів, документи перестають бути дрібницею. Приймання-передача авто, інвойси, облік пального, звіти — усе це щодня хтось заповнює вручну. А помилки й зайві витрати в такому потоці помічають надто пізно, коли гроші вже сплачені.

🚚 Повернутись до короткого кейсу

З якою проблемою прийшов клієнт

Логістична компанія керувала автопарком із 80 машин. Приймання-передача велася на папері, інвойси приходили на пошту й розкладалися вручну, витрати пального зводили в таблиці «коли дійдуть руки». Через це складно було вчасно побачити відхилення: зайвий рахунок, аномальну витрату пального чи задвоєний платіж просто губилися в потоці.

Що потрібно було зробити

• Прибрати паперову приймання-передачу авто
• Автоматизувати обробку вхідної пошти й інвойсів
• Контролювати пальне й одразу бачити аномалії
• Отримувати зрозумілу звітність без ручного зведення таблиць

Що ми зробили

Уся робота автопарку переїхала в Telegram — як зручний пульт керування, за яким стоїть автоматизація.

Приймання-передача авто

Під час приймання водій проходить короткий квіз і фіксує проблеми фото та відео. На основі цих даних система сама формує акт приймання-передачі — без паперу й ручного заповнення.

Обробка пошти й інвойсів

Вхідна пошта обробляється автоматично: інвойси розкладаються в Google Drive, а звітність зводиться в Google Sheets. PDF-рахунки перетворюються на таблиці та графіки, з якими можна працювати.

Контроль пального й аналітика

Витрати пального відстежуються автоматично, з пошуком аномалій. А щомісячний і річний AI-аналіз підсвічує ключові відхилення, щоб керівник бачив картину, а не купу цифр.

Результати

Кому ще підходить така автоматизація

• Транспортним і логістичним компаніям з власним автопарком
• Будь-якому бізнесу, що обробляє потік вхідних інвойсів і рахунків
• Компаніям, де приймання-передачу техніки чи майна ведуть на папері
• Усім, кому потрібна регулярна звітність без ручного зведення таблиць